Регистрация исходящей корреспонденции правила

Пока документ не зарегистрирован, предприятие не берет на себя ответственность за него, поскольку нет подтверждения факта его поступления. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрация исходящего документа — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его отправки путем указания на нем в соответствующем установленном месте даты и регистрационного индекса с последующей записью в регистрационных формах журнале, картотеке, электронной базе данных определенных сведений об этом документе. В издании Журнал регистрации исходящей документации корреспонденции , которое мы предлагаем вашему вниманию, определены главные термины, основные правила регистрации входящей корреспонденции на предприятии; виды документов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Как регистрировать исходящие письма ип

Передача дел в архив организации Регистрация исходящих документов При ведении делопроизводства необходимо знать действующие правила регистрации исходящей корреспонденции. Эти знания пригодятся при внесении основных сведений в регистрационный журнал исходящих документов, регистрационных карточек и т.

Также вы можете ознакомиться с большим количеством нужной информации в ранее опубликованных материалах по: регистрации входящих документов , согласованию и регистрации приказов приведен образец журнала регистрации приказов. Документы, которые были подписаны руководителем, принято регистрировать в службе делопроизводства, на небольших предприятиях этим занимается секретарь.

При этом документы, созданные в подразделениях бухгалтерия, отдел кадров, канцелярия и т. Важно помнить: документ регистрируется только после полного его завершения, которое фиксируется подписью уполномоченного лица.

Это правило — важная часть процесса документооборота, поскольку при создании документа могут происходить правки, дополнения или вовсе исчезнуть необходимость в данном документе, при этом может возникнуть дисбаланс — запись в журнале есть, а сам документ отсутствует.

Хотя, исходя из практики, существуют ситуации, при которых необходимо зарезервировать номер в журнале регистрации для документа, который еще только формируется, и уже после его подписания вносятся все необходимые данные. Регистрация документов производится отдельными массивами, при этом начало отсчета порядкового номера начинается с наступления нового года для каждой группы отдельно.

Самым популярным примером разделения является: Исходящие письма делового характера в случае большого количества входящей документации возможно разделение единого массива на несколько групп: переписка с филиалами, группы по отдельным территориям и т.

На бланке письма , бланке заявления или ином документе, на котором указаны реквизиты, порядковый номер и дата регистрации проставляются рядом с реквизитами смотрите образцы бланков. Еще одно правило — регистрация документа происходит единожды: либо в день его подписания, либо утверждения. Такой список составляется отдельно в необходимом количестве экземпляров количество получателей, плюс один — для экземпляра, оставляемого на предприятии по форме, утвержденной в инструкции по делопроизводству, либо в свободной форме.

Форма журнала регистрации исходящей документации Журнал регистрации исходящей документации разрешено вести равно как на цифровых носителях, так и на бумажных. И все же наиболее удобным вариантом является электронная версия. При ведении журнала регистрации исходящих документов в текстовых редакторах Word, Excel , можно облегчить себе работу, экономя время на заполнении информации и последующем поиске необходимых данных.

Делать распечатку электронного журнала не обязательно, исключением могут быть только журналы регистрации с длительным сроком хранения. Например, приказы по трудовой деятельности личного состава хранятся 75 лет , распоряжения по основной деятельности срок хранения — постоянно.

Также не существует обязательной утвержденной формы ведения журнала, поэтому приведенный ниже пример может служить как образец регистрации. Примерный образец заполнения журнала.

Журнал регистрации исходящих документов

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц. Требования к заполнению Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения вторую удобно проставлять при завершении документа , наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна: Быть представлена одинаковыми страницами даны в прикрепленном бланке и образце журнала. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Но чем больше объем исходящей корреспонденции, тем больше ресурсов людских и финансовых он поглощает.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

К записи комментария Мария 22 03 У нас группа компаний, могу ли я вести журнал регистрации входящей корресп. Если эти компании самостоятельные, имеют разные названия, со своими руководителями, то регистрация документов должна вестись самостоятельно в каждой компании. Крякалка 02 05 по-любому Наталья 14 07 Здравствуйте! Это надо для того, чтобы учет данной информации велся в определенном подразделении организации. Допускается вести отдельную регистрацию входящих документов для определенных массивов групп документов. Елена 22 09 Добрый день! Подскажите, пожалуйста, нужна ли регистрация для производственной характеристики? Обычно на самой характеристике регистрационный номер не проставляется.

Журнал регистрации исходящей документации

Работа с исходящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Организация документооборота в создаваемой компании Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка. Регистрация и учет отправляемых исходящих документов Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Журнал учета исходящих документов Используйте в работе Для чего компания ведет журнал регистрации входящих и исходящих документов Не всякий текст, даже распечатанный на бланке организации, обладает юридической значимостью. Чтобы деловая записка, письмо или инструкция стали документами, нужно заполнить обязательные реквизиты. Перечень обязательных реквизитов и их расположение определяет формуляр документа. Формуляры приказа, служебной записки, входящего или исходящего письма различаются.

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит. Что на счёт дат и номеров?

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

Прием и регистрация исходящей корреспонденции 2. Отправляемый документ передается с копией за исключением отправки корреспонденции, носящей конфиденциальный характер, и если документ отправляется без сопроводительного письма по списку рассылки , на которых в случае необходимости имеются визы, для их хранения в установленном порядке ООД. При отправке ответа на зарегистрированное обращение по электронной почте копия отправляемого документа передается в ООД при списании обращения на хранение в ООД. При отправке документов по списку рассылки он предоставляется вместе с отправляемыми документами. Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции, возвращаются в подразделение на доработку. На действия сотрудников Представительства по работе с исходящими документами распространяются правила, установленные настоящей Инструкцией для работы с исходящими документами в ООД.

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции

Как заполнить заявление о регистрации ИП на компьютере Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации. Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения. К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал. Каждому письму, телеграмме или письменному заявлению присваивается порядковый номер. Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам. Перечислим их:. Другими словами, данный журнал — это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Правила заполнения журнала регистрации исходящей отправляемой корреспонденции Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения оформления. Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации. Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 1 см. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год Регистрационный номер — цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер документа — это порядковый номер документа в пределах календарного года и заносится в графу 2 см. Например, исх.

Регистрация документов

Передача дел в архив организации Регистрация исходящих документов При ведении делопроизводства необходимо знать действующие правила регистрации исходящей корреспонденции. Эти знания пригодятся при внесении основных сведений в регистрационный журнал исходящих документов, регистрационных карточек и т. Также вы можете ознакомиться с большим количеством нужной информации в ранее опубликованных материалах по: регистрации входящих документов , согласованию и регистрации приказов приведен образец журнала регистрации приказов. Документы, которые были подписаны руководителем, принято регистрировать в службе делопроизводства, на небольших предприятиях этим занимается секретарь. При этом документы, созданные в подразделениях бухгалтерия, отдел кадров, канцелярия и т.

Полезное видео: Урок 14. Регистрация документов. Подписание и утверждение документов.
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.